ご相談時の課題
稟議書や各種申請を紙・Excelで運用しており、承認者の不在時には処理が止まっていました。申請書の所在確認にも時間がかかり、過去の書類検索や監査対応にも負担が生じていました。既存の社内書式を大きく変更せず電子化する必要がありました。
実施した内容
- 既存Excel帳票をベースにしたWeb申請フォームを構築
- 金額、部署、申請種別による承認ルート自動分岐を実装
- PC・スマートフォンから承認できるレスポンシブUIを開発
- 申請・承認・差戻し履歴を自動記録
- 全文検索と条件検索に対応した電子文書保管機能を構築
成果
- 申請から承認まで
- 平均3日 → 約1日オンライン承認へ移行
- 申請書の検索時間
- 約10分 → 数秒電子保管へ統一
- 紙の申請書
- 約90%削減社内申請を電子化
